Le problème de l'import manuel
Dans de nombreuses concessions, l'ajout d'un nouveau véhicule au stock implique encore une série de tâches manuelles : saisie des caractéristiques, upload des photos une par une, création de l'annonce sur chaque plateforme de diffusion. Ce processus peut prendre 20 à 30 minutes par véhicule, sans compter les risques d'erreur de saisie qui se glissent inévitablement quand on répète la même opération des dizaines de fois.
Multipliez ce temps par 15 ou 20 véhicules entrants par semaine, et vous obtenez plusieurs heures de travail administratif qui pourraient être consacrées à la vente et à la relation client. C'est un coût caché considérable, d'autant plus qu'il est parfaitement évitable avec un DMS cloud moderne.
Au-delà du temps perdu, l'import manuel crée des incohérences : un kilométrage mal saisi ici, une énergie incorrecte là, un prix qui n'est pas le même entre le logiciel de gestion et l'annonce en ligne. Ces erreurs nuisent à votre crédibilité et peuvent entraîner des litiges commerciaux.
Les sources de données à connecter
Pour automatiser l'import, il faut d'abord identifier vos sources de données et les connecter à votre DMS. Les principales sources dans le secteur automobile sont :
- SIV (Système d'Immatriculation des Véhicules) — Récupérez automatiquement les caractéristiques techniques à partir de la plaque d'immatriculation : marque, modèle, date de mise en circulation, énergie, puissance fiscale.
- Plateformes d'annonces — Synchronisez vos véhicules avec LeBonCoin, La Centrale, AutoScout24 et les autres portails de diffusion en un clic, sans ressaisie.
- Fournisseurs et constructeurs — Importez les catalogues de véhicules neufs et les données techniques directement depuis les flux constructeurs via FTP ou API.
- Loueurs longue durée — Récupérez automatiquement les véhicules de retour de LOA ou LLD avec leurs caractéristiques complètes.
Chaque source a ses spécificités techniques (format de fichier, protocole de connexion, fréquence de mise à jour), mais un DMS moderne gère ces différences de manière transparente pour l'utilisateur.
Comment fonctionne l'import automatisé
Le module d'import automatisé d'Autoflw se connecte à vos sources de données et synchronise votre inventaire selon la fréquence que vous définissez : toutes les heures, une fois par jour ou à la demande. Le processus est entièrement automatique une fois configuré.
À chaque exécution, le système compare les données entrantes avec votre stock existant. Les nouveaux véhicules sont créés automatiquement avec toutes leurs caractéristiques. Les véhicules déjà présents sont mis à jour si des informations ont changé. Les véhicules retirés de la source peuvent être signalés ou archivés automatiquement.
Chaque import génère un rapport détaillé : nombre de véhicules créés, mis à jour, en erreur. Vous savez exactement ce qui s'est passé à chaque exécution et pouvez intervenir rapidement si une anomalie est détectée. L'historique complet des imports est conservé pour faciliter le diagnostic en cas de besoin.
Connecter ses outils avec les intégrations
L'import de véhicules n'est qu'une partie de l'automatisation. Pour aller plus loin, les intégrations disponibles permettent de connecter votre DMS à l'ensemble de votre écosystème : CRM, outils d'emailing, plateformes de paiement, réseaux sociaux. Chaque intégration se configure en quelques minutes, avec un test de connexion intégré.
Pour les équipes techniques, l'API et les webhooks offrent un accès programmatique complet aux données. Vous pouvez déclencher des actions automatiques en réponse à des événements : envoyer un email quand un véhicule est ajouté, mettre à jour votre ERP quand une vente est conclue, synchroniser vos contacts avec un outil tiers.
Les gains concrets de l'automatisation
Les concessions qui automatisent l'import de véhicules constatent des améliorations mesurables sur plusieurs indicateurs :
- Un gain de 15 à 20 minutes par véhicule sur le processus d'ajout au stock
- Une réduction drastique des erreurs de saisie grâce au pré-remplissage automatique
- Une publication instantanée sur toutes les plateformes de diffusion, dès que le véhicule est validé
- Un stock toujours à jour, synchronisé en temps réel avec les sources de données
- Une traçabilité complète de chaque import, avec logs et historique accessibles
À l'échelle d'une concession qui gère 50 entrées de véhicules par mois, c'est plus de 15 heures de travail administratif économisées chaque mois — du temps que vos équipes peuvent consacrer à ce qui compte vraiment : la vente et le conseil client. Pour maximiser l'impact de cette automatisation, consultez nos 7 bonnes pratiques de gestion de parc.
Par où commencer ?
Si vous gérez encore vos imports manuellement, la première étape est d'identifier les flux qui vous prennent le plus de temps. C'est souvent l'import initial des caractéristiques techniques et la diffusion multi-plateformes. Ces deux étapes sont les plus simples à automatiser et offrent le retour sur investissement le plus rapide.
Avec un DMS comme Autoflw, la configuration se fait en quelques minutes : connectez votre source de données, mappez les champs et lancez un premier import de test. Une fois validé, le flux tourne en autonomie et vous pouvez vous concentrer sur l'optimisation de votre gestion de parc. Pour les groupes qui gèrent plusieurs points de vente, l'import peut être configuré par enseigne avec un abonnement adapté. Testez nos outils gratuits et rejoignez la liste d'attente pour accéder à Autoflw.